商辦、活動場地租借新趨勢 ── 共享空間
在這個 ⌜租借共享⌟ 取代擁有的時間,從共享住宿、共享汽車再一直延燒到共享空間,造就共享空間的興起。
越來越多人使用共享空間,這是源於國外Co-working Space的工作新模式,自由工作者常常待在家中或是咖啡廳工作,因而興起了一個價錢合理且有設計感的共享辦公空間。
共享空間是什麼?
共享空間,又稱為共同工作空間,是一種讓來自不同領域的人共同使用工作環境和設備的共享經濟模式。而以台灣的共享空間現況來說,其主要可細分為2種類型:
◈ 共享辦公室 (Co-working Space)開放式辦公空間,聚集公司經營者、創業者、數位游牧者、自由工作者等不同專業人士共享一個辦公環境,並共同使用設施和資源
◈ 共享活動空間 通常具備更靈活的場地配置和設施,可因應不同行業、不同族群的需求,在此空間舉辦各式活動,如會議、工作坊、藝術展覽、演講、社交活動等
共享空間服務有哪些?
各式活動場地租借
共享工作空間提供了各種活動場地租借服務,讓承租者不須長期承租固定場地,能夠根據活動需求靈活選擇場地和租借時間。 根據業者所提供的設備,共享活動空間可大致分為以下幾種類型:
會議室:用於小型或大型會議、培訓、工作坊等。
活動教室:團體活動室、健身房、藝術工作室等。
商業廚房:用於食品加工、餐飲等的共享空間。
儲藏空間:包括倉庫、存儲櫃等,用於存儲商品、設備等。
工作室:例如攝影工作室、音樂錄音室等。
休息區:咖啡廳、茶水間等。
基本硬體設備提供
行政庶務代辦
共享空間管理者可以幫助處理租戶的郵件和包裹,這對於虛擬辦公室或遠程工作者來說尤其重要。可以將收到的郵件和包裹保管好。
虛擬辦公室/借址登記服務
對於初期創業者而言,許多人可能面臨沒有可以設籍的公司地址,或是希望避免在個人住址進行營業登記的情況。為了滿足這樣的需求,許多共享空間業者提供了借址登記的服務,讓承租者能夠使用共享空間的地址作為他們的營業登記地址,順利完成成立公司的相關手續。
虛擬辦公室除了公司借址登記的基本服務, 還會提供如 信件代收(代寄不一定)、有限時數會議室出租(超時需另計費用)、後勤服務、稅務法務會計諮詢等等。
共享空間的優點?
靈活的租賃選擇
可以根據需求選擇月租、日租,甚至按需租用辦公空間,避免長期的租賃承諾。
拓展人脈,互利合作
共享辦公室鼓勵租用者之間的交流合作,提供社交活動、專業研討會、社群聚會等機會,促進知識共享和合作。
降低成本
與獨立租用空間相比,共享空間的租金通常更低,且水電費、清潔費、管理費、網路等費用通常都已經包含在租金裡,可以幫助創業者、自由工作者降低承租成本。
多功能設施
提供全套的辦公設施,包括工作桌、會議室、設備、高速網絡等,讓租用者能夠輕鬆開展工作並舉行會議。
共享空間的缺點?
缺乏隱私和專注性
共享空間通常是開放式的,可能會在某些情況下缺乏隱私,這可能會影響需要專注工作的人。
噪音和干擾
由於共享空間的開放性,可能會有其他人的談話聲、鬧鐘聲等干擾,可能會影響工作效率。
限制工作時間
共享空間通常有特定的開放時間,不同於全天候開放的傳統辦公室
誰適合共享空間?
公司總部位於外縣市的業務人員
雖大部分時間都外出拜訪客戶,但仍需回報公室處理文書工作(需要完善的硬體資源支援)
初創公司和小型企業
可能在剛開始時無法負擔昂貴的辦公室租金,共享空間提供了經濟實惠的選擇,同時也能與其他初創公司互動,進行合作和知識共享。
遠程工作者/數位游牧者
越來越多的公司允許員工遠程工作,通過互聯網和數位技術在不受地理位置限制的情況下工作,但有時候人們仍然需要一個專業的工作環境,這時共享空間可以提供一個遠程工作者遠離家中的選擇。
自由職業者/獨立工作者/創意工作者
自由職業者、獨立工作者、創業家等可能需要一個靈活的辦公空間,以便根據需要租用工作區域,與其他人互動,分享資源並建立聯繫。而藝術家、設計師、攝影師等創意工作者可能會受到共享工作空間的創意氛圍和多樣性資源的吸引。
專業團隊/培訓/工作坊
有時候專案團隊可能需要暫時性的辦公空間,以便在專案進行期間共同工作,有利於團隊合作和交流。教育機構、培訓機構或獨立培訓師可能需要一個適合舉辦培訓和工作坊的場所。
共享空間適合那些需要靈活的辦公解決方案、希望與其他專業人士互動、或需要臨時性的工作空間的人們。然而,選擇使用共享空間時,仍然需要根據自己的需求和預算進行仔細的考慮。
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